#31 Le multi ULs

Le multi ULs

Sept millions d’euros. C’est le montant des pénalités logistiques annuelles infligées à l’un de nos clients. Des solutions existent pour réduire fortement ces « pénalités » ; constatant ces retours du terrain, TELAMON devait s’y intéresser.

Parmi ces solutions, une d’elles est simple : fournir au distributeur la bonne information logistique dès l’amont, lorsqu’on référence un produit.

Simple, car les notions qu’on y traite sont concrètes, facile à comprendre, même pour un profane : dimensions du produit, poids, façon dont on l’emballe et on le transporte…

Détaillons l’emballage. Il faut distinguer produit nu et emballé, décrire le carton, la sous-couche, la couche dans la palette, la palette, parfois le camion complet.

Chacun de ces éléments a bien entendu des dimensions, un poids… Les produits ne sont pas toujours cubiques ; ils peuvent être ronds, avoir un manche, etc. Longueur, largeur, hauteur, un comité de normalisation y travaille pour que la mise en linéaire ne tourne pas au cauchemar. Et quid de l’épaisseur et du diamètre ?

Sur des milliers de références, la complexité nous y sommes. Autrefois le poids indiqué par l’ERP n’était pas toujours juste ; c’est devenu impossible aujourd’hui. Avec la réglementation (poids du camion de carrelage) la normalisation écologique (loi AGEC) etc, l’exigence des distributeurs ne cesse de croître. Qualité du produit et de sa disponibilité ne suffisent plus : l’information produit (IP) devient un enjeu majeur, en particulier pour la logistique.

L’information sur l’unité logistique (UL) devient un maillon important de la chaîne qui relie fabricant et distributeur. Mais, pour un produit, quelles sont les ULs possibles ?

Il y a quelques années, on pouvait se contenter de juxtaposer les quelques caractéristiques des ULs avec celles du produit proprement dit. Mais cela devient de plus en plus malaisé lorsque le nombre des ULs augmente, mais aussi le nombre de caractéristiques de chacune d’elles.

Les ULs varient avec les produits

Selon les métiers, mais aussi les produits, le nombre et la nature des ULs peut évoluer. Gérer les attributs des ULs à la suite les uns des autres n’est pas facile et peut conduire à des erreurs.

Il devient ainsi très difficile de vérifier l’exactitude des informations logistiques après coup, dans la matrice à envoyer au distributeur.

Les attributs changent d’une UL à une autre, voire pour une UL

Pour remplir une matrice, vous allez sélectionner pour l’ensemble de vos produits, les bonnes unités logistiques (vrac, emballé, carton, palette, etc), en fonction des besoins et des exigences du client. Refaire ce choix manuellement à chaque fois représente un risque d’erreur certain.

Pour chaque UL concernée, il vous faut ensuite renseigner tous les attributs produit par produit. Et les informations varient : poids, dimensions, tarifs, etc. La tâche se complique alors. Il faut pouvoir renseigner la bonne information, dans la bonne colonne. Cela nécessite évidement de la connaître, ou de savoir où la chercher dans le système informatique ou auprès du service concerné.

Mais à qui s’adresser ? Qui est responsable des données logistiques ? Par métier ? Par gammes ? La réponse demeure souvent floue et, les données demandées ne sont pas transmises à temps.
Vos équipes sont alors contraintes de laisser une case vide ou d’indiquer une donnée sujette à caution pour avancer à l’étape suivante.

Les ULs varient selon le distributeur

On ne vend pas les mêmes quantités partout ; on livre parfois en direct, parfois via des entrepôts. Les usages ne sont pas les mêmes ici ou là. Et surtout c’est souvent le client qui décide.

L’information logistique varie donc grandement d’un distributeur à un autre. Il faut impérativement diffuser la bonne IP logistique au bon client et être capable de suivre dans le temps lorsque viendra le temps des livraisons et des litiges.

Le langage diffère d’un client distributeur à un autre

Chaque professionnel, Fabricant related to your products Distributeur, possède son propre référentiel : unités de mesure, unités logistiques, sémantique, codifications et listes de valeurs (LoV), lexiques, langues… Exemple : un client parle de « carton » quand vous dites « colis ».

Selon le pays du client, il vous faut traduire les données ou procéder à des conversions d’unités : par exemple passer du système métrique au système impérial.

Vos équipes doivent donc se montrer attentives, identifier les variants, renommer les UL concernées par ces différenciations, et encore ajuster une nouvelle valeur lorsque cela est nécessaire.

Un travail manuel complexe et chronophage qui, sans une solide organisation, peut induire de sérieuses erreurs de logistique.

Certaines données demandées n’existent pas

Et c’est toujours au dernier moment qu’on s’en aperçoit, quand il faut remplir la matrice distributeur à poster impérativement d’ici ce soir !

Certains clients peuvent passer des commandes spécifiques (par demi-palettes ou par cartons) alors que vous raisonnez habituellement par palettes entières. Outre un calcul à prévoir, il vous faut aussi créer une nouvelle UL et intégrer des informations jamais renseignées auparavant.

Sur une petite quantité de données, et peu de produits, un travail manuel reste possible. Mais multipliée par la multitude de matrices quotidiennes, la tâche est ardue.

Il vous faudrait plus de temps, ou de ressources. C’est souvent impossible. Vos équipes manquent de temps, et improvisent des copier-coller fastidieux, avec erreurs de saisies et décalages de lignes.

Certains distributeurs demandent un format normé

Certains professionnels demandent que vos données logistiques soient renseignées via des matrices spécifiques, selon un format standard : Fab-Dis, Edoni…

Si vous ne pratiquez pas déjà ce type de format normé, la tâche s’annonce rude. Il vous faut adapter votre information produit à l’ensemble de ces formats, traduire au besoin, mais aussi prendre en compte la pluralité de consignes et d’exigences qu’ils imposent (structure, intégrité, complétude).

Là encore, la pression est grande ; le risque de déréférencement menace.

Normaliser les niveaux d’ULs

La logistique, comme d’autres disciplines, tend à se normaliser. La notion de niveaux d’ULs et de bon emboîtement des ULs se développe, pour ne pas laisser l’anarchie s’installer dans les ULs.

Par exemple sept niveaux d’ULs de l’intérieur (inner) vers l’extérieur (outer), utilisés ou non pour un produit, avec calcul de la bonne progressivité des variables numériques, avec les bonnes unités de mesure. Ainsi le nombre d’erreurs constaté chute drastiquement.

Il est évidemment inenvisageable de réaliser tout cela à la main.

Comment maîtriser cette complexité croissante ?

Où en est la normalisation des méthodes et des outils logistiques ?

La question des échanges de données entre fabricants et distributeurs ne date pas d’hier. C’était déjà l’origine de Gencod il y a plus de 50 ans. Les normes, formats et outils prolifèrent, certains prétendant même à l’universalité. Dans ce domaine, une solution ultime chasse l’autre.

La logistique évolue vite et chacun comprend que les bouleversements sont encore devant elle, avec des enjeux écologiques et financiers très importants. Aucune norme, ni standard méthodologique n’est apparu à l’horizon.

Alors c’est le règne du tout manuel, du tableau xlsx, des données manquantes, transmises à la volée, sans organisation claire, des copier-coller fréquents, du manque de suivi et de relecture.

Autant d’éléments qui impactent négativement votre chaîne logistique et vous font prendre un risque commercial très sérieux.

Quelle place occupe le PIM dans cette problématique ?

Le PIM répond au besoin de centraliser une information produit éparse pour la publier sur le web.
Il est tourné vers le consommateur final ; la relation commerciale entre le fabricant et ses clients n’est pas son propos, pas plus que la gestion logistique multi ULs.

Telamon conseille le pragmatisme, le bon sens métier appuyés sur :

• • • Des outils éprouvés et ouverts ;
    • Une gamme de services métier efficaces.

Dans cette activité assez saisonnière, sujette à des « coups de chaud », savoir qu’on peut compter sur une expertise métier et des renforts ponctuels sécurise la gestion des finances et du risque.

Pour en savoir plus, contactez nous…