Cycle de vie et traçabilité de la donnée
Un ingénieur chinois travaillant sur un projet top secret a sorti des données du plus haut intérêt en toute tranquillité, pendant des semaines, avant de rejoindre la Chine tout aussi tranquillement. Personne n’est à l’abri car l’intelligence économique ne concerne pas que des sujets de pointe.
L’information sur les produits est dans nombre de collimateurs. Toujours plus de caractéristiques, des changements fréquents, en particulier de la réglementation, tout complique les choses.
Une caractéristique produit change, mais la garantie décennale court encore des années ; les difficultés liées à un produit n’apparaissent souvent qu’avec le temps. Imaginons le pire, le recours juridique.
Chacun sait que le temps judiciaire est un temps long, il faudra produire des preuves circonstanciées concernant des données remontant à des années :
- Quand et comment cette donnée a-t-elle intégré le Catalogue ?
- Quand et comment cette donnée fut-elle diffusée par ce canal ?
La donnée source peut avoir évolué dans le temps, la diffusion est parfois distordue par un client, l’intégration dans son système d’information avait pris du retard, les erreurs de transcription ne sont pas rares… établir les responsabilités tourne au casse-tête.
Plusieurs enjeux apparaissent
- La précision, jusqu’à la donnée élémentaire du produit en cause ;
- Le contenu exact de la donnée brute stockée dans le catalogue, avec la plage de validité dans le temps, le cycle de vie de la donnée ;
- L’archivage sécurisé de toute cette information, avec son contexte complet ;
- Un accès fiable à cet archivage, pour garantir la traçabilité sur toute la période.
Cela peut sembler simple. En pratique il faut une organisation rigoureuse, des moyens appropriés, et une technologie fiable, robuste, insensible aux épreuves du temps.
Vous-mêmes, êtes-vous si certains de retrouver tout type de document numérisé vieux de dix ans et de le relire facilement ?
Essayons d’identifier les écueils qui font obstacle à cette traçabilité complète.
Toutes les données doivent être traitées avec le même soin
À bien y réfléchir, toute donnée est importante, data structurée comme media.
Les codes qui relient à des listes de valeurs ; les données à vocation réglementaire (et que seront les normes dans dix ans ?) ; les libellés qui sont censés retenir l’attention de l’internaute…
Le marquage EAN, le tarif, les données de logistique qui pourraient fâcher le client.
Par exemple, le poids est resté longtemps inutilisé dans l’ERP ; ce n’est plus le cas aujourd’hui car le consommateur comme le distributeur veillent.
Ne jamais « supprimer » une donnée
Les habitudes bien ancrées ont la vie dure. Voilà des lustres qu’on met à jour la donnée et qu’on la supprime quand elle devient inutile ; pour l’opérationnel courant, mais pas pour la traçabilité.
Dans une activité de consultant métier de terrain, on voit souvent l’intention de supprimer une donnée.
Parfois l’outil utilisé résiste au souhait de l’utilisateur ; c’est le comportement que nous conseillons, en expliquant pourquoi.
Le droit à l’erreur. Si la donnée est supprimée par erreur, il peut être très difficile, voire impossible, de la récupérer si elle a été définitivement supprimée.
Et le droit à l’erreur est un constituant majeur de la confiance, du confort de travail de l’utilisateur.
Traçabilité. Conserver un historique complet, et daté, des évolutions successives du contenu d’une donnée élémentaire est un prérequis important pour une traçabilité parfaite.
Deux excellentes raisons pour ne jamais supprimer le contenu d’une donnée, mais pour historiser les versions successives datées des contenus de cette donnée.
Ne pas « supprimer » un media
Un document, photo, fiche technique, de sécurité… pose un problème particulier, celui de son identification. Quand on parle du poids d’un produit brut, on sait à quoi s’en tenir.
C’est tout autre chose pour un média qui, en général, n’a aucun identifiant.
Nous conseillons donc de stocker soigneusement le fichier media et d’y accoler une série d’attributs particuliers : type de media (photo d’ambiance, fiche de sécurité…), produits figurant sur ce media, ainsi que des attributs nouveaux comme un éventuel influenceur et des éléments contractuels.
Idéalement nous conseillons de lui attribuer automatiquement un identifiant unique qui permettra de l’historiser tout comme une donnée structurée,
seul moyen pour assurer la traçabilité. Notons que la traçabilité sera complète si l’historisation porte sur le media et l’ensemble de ses attributs.
Distinguer sauvegarde et archivage complet
Sauvegarder
Sauvegarder régulièrement une base de données, chacun comprend que c’est nécessaire. Mais, en réfléchissant, ce n’est plus aussi simple.
À quelle fréquence ?
Tous les jours ? Est-ce suffisant ? Et peut-on conserver longtemps une telle masse de données ? Et y accéder rapidement au besoin ?
Conseil : effectuer la sauvegarde de la base selon les règles de l’Art, comme une base de données ordinaire. Le versioning des contenus sera géré autrement.
Archivage complet des contenus
Le taux de mise à jour d’une base de données produits donne une indication intéressante : moins de un pour cent des attributs d’un produit est modifié en une journée. Pour toutes ces raisons, et pour l’efficience énergétique, le versioning des contenus se fait dans la base.
Ainsi, la traçabilité est parfaite, totale, sans limite de temps, avec, évidemment, un accès facile au besoin.
Tracer les opérateurs
Le sujet est sensible, sous différents aspects. Il est important de ménager les intérêts de l’entreprise comme ceux des collaborateurs.
L’entreprise
L’entreprise a intérêt à établir la transparence et les responsabilités dans la gestion des données. Les erreurs sont localisées et corrigées plus rapidement.
Une bonne information sur toutes ces questions contribue à sensibiliser les collaborateurs aux enjeux de la sécurité et de la confidentialité.
Les actes irréfléchis sont largement dissuadés par une traçabilité de bon aloi, fiable et sûre.
Un diagnostic rapide et précis des erreurs contribue à élever la qualité d’ensemble des données et constitue une pédagogie très efficace en faveur du soin apporté à la donnée. Les bonnes pratiques se diffusent ainsi plus facilement au sein des utilisateurs.
Le collaborateur
Les intérêts du collaborateur sont préservés. Pas question de déroger au RGPD.
Pour cela nous conseillons d’anonymiser les opérateurs, et de limiter l’accès à ces informations au strict minimum.
On peut ainsi suivre les évolutions des contenus sans divulguer d’information personnelle.
NB. L’accès aux informations sensibles ne sera possible que sur demande, au besoin.
Masquer certaines données
L’utilisateur avait demandé de supprimer certaines données ou certains contenus pour ne pas en être encombré dans son travail quotidien.
Que faire si l’on ne veut plus supprimer ?
Pour lui donner satisfaction, et obtenir le résultat voulu sans nuire à la traçabilité, nous conseillons d’organiser le cycle de vie de la donnée.
Par exemple déclarer :
- Inutilisée, une donnée présente dans le système d’information du Fabricant, chargée pour des raisons de commodité, mais inutile dans la diffusion ;
- Modifié, un contenu hors de sa plage de validité temporelle ;
- Obsolète, une donnée qui n’a plus cours, pour diverses raisons…
Au quotidien, l’utilisateur ne verra que les données de type 2, avec le contenu le plus récent. Tout comme le destinataire de cette donnée lors de la diffusion,
après mise en forme ad hoc.
Historiser le travail sur une matrice
Prélever les bonnes données dans son catalogue, les mettre en forme comme demandé et loger le tout dans une matrice (ou un portail) conçu par le client distributeur comporte des risques.
La traçabilité décrite plus haut s’arrête au Catalogue inclus. Il faut donc la compléter avec une traçabilité de même nature, mais portant sur le chargement de la matrice envoyée par le client et son remplissage par nos soins.
Divers utilisateurs collaborent au remplissage de cette matrice.
La traçabilité les aide à comprendre les manques et à résoudre les problèmes.
Cela permet aux différents intervenants de travailler ensemble de manière plus efficace et de suivre les progrès de chaque étape du processus.
Plus tard, en cas de difficulté, la traçabilité aidera à constater les écarts entre les versions des uns et des autres, faire la lumière, et comprendre
l’origine des problèmes. On pourra apporter les preuves avec les bonnes données, sur les bonnes périodes.
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