Le caillou dans la chaussure des Fabricants

Depuis quelques temps déjà, les portails de saisie distributeurs sont une préoccupation importante pour les fournisseurs de la Distribution spécialisée. L’objectif du distributeur est clair : faciliter la communication avec ses fournisseurs et en finir avec la multiplicité des matrices à échanger.

Pourtant, sur le terrain, simplicité pour le distributeur rime avec soucis pour le fournisseur : « chronophage », « saisie manuelle », « source d’erreurs », les descriptions de ces nouvelles plateformes collaboratives sont unanimes, dans le droit fil d’une réalité implacable : celle de l’adaptabilité permanente à laquelle vous, professionnels et Fabricants, devez faire face pour répondre à la pluralité des besoins et à la complexité des organisations de vos clients.

Faire face à la multitude d’interfaces et de besoins

Ces portails, qu’ils soient dédiés (par exemple le portail Leroy Merlin) ou généraux (type Salsify) sont à l’image des besoins des Distributeurs : denses, complexes, spécifiques. Pour chacune des interfaces, ce sont des milliers d’attributs qu’il faut pouvoir renseigner sans erreur.

Et vous ne connaissez que trop bien le problème. Vos clients Distributeurs sont nombreux et n’utilisent pas tous les mêmes plateformes. Pour répondre à une demande, ce n’est pas un mais bien plusieurs portails qu’il vous faut parfois utiliser.

Malgré les tutos et autres webinaires d’accompagnement, vos équipes continuent de passer plusieurs heures par jour pour appréhender, comprendre, et utiliser ces nouvelles interfaces.
Tour d’horizon de ces nouvelles bêtes noires des Fabricants.

Les portails spécifiques des Distributeurs

Certains Distributeurs possèdent leurs propres portails dédiés, avec une arborescence entièrement sur mesure, correspondant à leurs besoins et spécificités. Deux cas de figure sont possibles.
La circulation ainsi que l’échange de l’information, des documents et des données entre vos clients et vous, peut se faire via un seul portail qui rassemble l’ensemble de ces éléments.

Mais certains Distributeurs vont plus loin dans la démarche et imposent désormais aux fournisseurs de passer via plusieurs portails selon le type de données, descriptifs, visuels, fiches de conformité, les documents réglementaires etc.
Et c’est une fois encore à vous, professionnels Fabricants, de vous adapter à chacune d’entre elles malgré la complexité de travail qui en résulte pour vos équipes.

Les portails Distributeurs, l’Hydre moderne

A l’instar des portails dédiés, les portails génériques type Salsify regroupent plusieurs Distributeurs. Leur arborescence est d’autant plus complexe qu’ils sont conçus de manière à pouvoir répondre à l’ensemble des besoins et des spécificités de chaque Distributeur membre.

Vous pourriez croire que c’est un investissement « one shot » et qu’une fois le remplissage du portail terminé, vos équipes pourront vaquer à des tâches à plus grande valeur ajoutée. Mais, là encore, la complexité rampante vous rattrape.

Les attributs sont nombreux et les demandes varient au gré des Distributeurs sélectionnés au sein du Portail. L’Hydre est bien là : pour chaque case complétée, ce sont parfois trois nouvelles cases qui surgissent. Et le processus semble sans fin.

Nombreux d’entre vous reçoivent quotidiennement des notifications vous intimant d’ajouter des données, contraignant vos équipes à passer plusieurs heures par jour à rechercher les informations manquantes et compléter les nouveaux modules.

Bien comprendre les demandes des clients n’est jamais si simple

Comme dans toute organisation, pour un travail efficace, il est important de bien comprendre les besoins et attentes du client. Moins facile qu’il n’y paraît.

Distributeurs et Fabricants n’utilisent pas toujours le même vocabulaire

Vous savez bien que certains champs ne sont pas renseignés partout de la même manière. Par exemple, certains utiliseront le terme « bleu marine » et d’autres « bleu nuit » pour parler d’une couleur dans une liste de valeurs ; « oui/non » coexiste avec « vrai/faux » ou « 0/1 ».

Il n’est pas toujours évident de remplir le portail de façon pertinente

On se demande parfois comment renseigner certaines données figurant dans les portails :

  • Soit parce que l’information manque au sein de votre SI ;
  • Soit parce que le descriptif demandé est trop détaillé ou peu intelligible. Par exemple, pour un contenant type bac à fleurs avec des pieds en bois, le portail peut vous demander d’indiquer la texture, la matière, l’essence et la provenance du bois. Faute de données appropriées, on improvise et on duplique la même information partout.
  • Soit parce que votre produit n’est pas concerné par la demande du portail. Certaines notions demandées ne sont pas cohérentes avec le produit (les piles sont elles fournies ? O/N alors qu’on parle d’un manche en bois).
  • Certaines données facultatives sont devenues obligatoires dans le portail et doivent donc être renseignées.

En définitive, le remplissage ne peut se faire que par une saisie manuelle

La structure des portails est plurielle (champs, menus déroulants, cases à cocher) et ne permet pas d’automatiser leur remplissage. Vous n’avez pas le choix : il vous faut « copier/coller » champ par champ, dans un travail aussi répétitif que fastidieux.

Face à toutes ces contraintes, vos équipes se trouvent souvent débordées. Les langues se délient et on entend ici ou là qu’il faut parfois plusieurs heures de travail pour remplir une seule fiche produit.

Il vous faut une aide concrète

Pour répondre efficacement aux demandes des Distributeurs et à toutes leurs spécificités, il vous faudrait plus de temps, de ressources et d’expériences.
Ce n’est pas toujours possible.

Pas facile de trouver des volontaires pour ce travail fastidieux, d’autant qu’il est sujet à des à-coups, à une certaine saisonnalité. Gérer ces ressources humaines devient alors la quadrature du cercle : prendre le temps de former à ce métier aussi exigeant que pointu, organiser judicieusement son temps, et fidéliser l’équipe dédiée. Surtout si l’équipe est réduite à une personne !

Mais où trouver une aide modulable en fonction des besoins ? Esquissons son portrait-robot :

  • Une solution métier performante car bien rodée sur le terrain et qui vous ferait gagner du temps, notamment sur les tâches répétitives ;
  • Une expérience et une expertise métier adaptée à ce contexte si particulier. Il ne peut s’agir que de spécialistes rompus à ces spécificités métier concrètes
    et qui ont accumulé une expérience « tout terrain ».

Car il ne faudrait pas que l’aide consomme plus de ressources que de faire le travail soi-même.
Sans oublier la sécurité et la confidentialité des données. Car le portail rassemble l’information produit destinée à la diffusion sur le web. Mais on peut être amené à diffuser certaines références de façon sélective, ou des éléments tarifaires plus favorables que le tarif général.

Avantages supplémentaires

Avec cette aide, votre information produit est centralisée et accessible via une interface sécurisée et ergonomique. Vous pouvez à tout moment consulter, identifier l’information manquante et l’intégrer au sein du portail distributeur.

On peut aussi travailler en masse pour intégrer des données fraîches dans votre catalogue digital, ou directement dans la matrice du Distributeur en respectant toutes ses consignes. Vous n’aurez plus qu’à ajuster quelques éléments de dernière minute (cases à cocher ou à choix multiple) en quelques clics pour un gain de temps appréciable.

Le nec plus ultra : vous délester de ces tâches

S’équiper d’une bonne solution métier est une chose. Mais encore faut-il disposer des ressources internes disponibles pour effectuer le travail.

Spécialiste depuis des années des relations et des échanges entre Fabricants et Distributeurs, Telamon s’est intéressée à ces questions (solutions etaccompagnement métier…) et met à votre disposition toute son expérience et expertise métier, à la carte, selon vos besoins.

Tout est modulable, réversible, adaptable selon l’état de vos ressources internes, en tout ou partie de votre charge de travail. Définissez les tâches que vous conservez en interne et confiez-nous le reste. C’est ainsi qu’au fil des années Telamon a acquis une expérience appréciable du remplissage des portails distributeurs. Bien entendu vous restez totalement maître de votre information produit et de vos échanges métier avec vos clients.

Pour mieux vous concentrer sur votre valeur ajoutée. Gain de temps, risque d’erreurs diminués, vous avez tout à y gagner !

Pour plus d’information, contactez-nous…